Le secrétaire médical assure le fonctionnement des secrétariats médicaux. Il est un collaborateur direct du médecin, et contribue à fournir au sein d'une équipe pluridisciplinaire une prise en charge efficiente du patient.

Il est chargé de la gestion administrative des dossiers des patients et contribue à la délivrance des renseignements d’ordre général, dans ses domaines de compétences.

Il traite et coordonne les opérations et les informations médico-administratives du patient.

Il participe à l’élaboration, et met en œuvre les processus administratifs relatifs à la gestion des rendez-vous, des admissions, la gestion des dossiers, la facturation, et la gestion du courrier médical.

Il recueille et gère l’information, et assure sa bonne diffusion auprès des différentes parties prenantes.

Définir et gérer les activités du secrétariat:

• Définir, organiser et planifier les différents actes administratifs relatifs au besoin du patient, du médecin… dans les délais impartis, et dans le respect des procédures existantes dans le service.
• S’assurer du bon déroulement des actes administratifs réalisés.

Réaliser les différentes tâches techniques et administratives:

• Préparer et organiser les dossiers en fonction des passages programmés.
• Accueillir physiquement et/ou téléphoniquement le patient.

Communiquer dans son environnement professionnel:

• Coordonner et transmettre des informations au patient, à l’équipe pluridisciplinaire, aux services d’appui et aux liaisons externes en fonction des procédures.
• S’assurer de la bonne diffusion et de la bonne compréhension de l’information transmise, en adaptant son discours selon l’interlocuteur

Contribuer à la valorisation et à l’évolution de l’exercice professionnel:

• Participer à la rédaction des procédures du service.
• Identifier tout écart par rapport aux processus et procédures mis en œuvre, et proposer des mesures de réajustement.

Former et encadrer un nouveau collaborateur, un apprenti ou un stagiaire:

• Participer à l’accueil et à la formation du nouveau collaborateur, de l’apprenti ou du stagiaire.
• L’intégrer dans l’équipe, l’encadrer et contrôler les compétences acquises en situation professionnelle pour le guider dans sa progression.

Diplôme : DAP ou Bac

Formation complémentaire : Formation dans la prise en charge de l’urgence vitale

Expérience professionnelle : Secrétariat médical

Connaissances considérées comme un avantage: Connaissances techniques des processus (RV, admission, courrier, dossier, facturation).

Connaissances informatiques :
SAP R/3, Endobase, Iplan, EI-Pacs, Metavision, Opera, Medifirst, Digicare, Outlook, Word, Excel..

Connaissances linguistiques : Français, Luxembourgeois, Allemand.

La connaissance de toute autre langue est considérée comme un avantage.

Aptitudes particulières et qualités personnelles requises :

• Frappe rapide et excellente (présentation, orthographe, grammaire) en français.
• Sens de l’accueil, qualités relationnelles, discrétion et respect de la confidentialité.
• Sens des responsabilités et de l’organisation, capacité d’adaptation, autonomie et proactivité.
• Esprit d’équipe.
• Sens des priorités, capacité à gérer les urgences et les situations de stress avec rigueur et efficacité.

Qualités supplémentaires considérées comme atout : Formation en secrétariat médical

Un environnement professionnel multiculturel et dynamique.

Un salaire et les avantages d’une convention collective attractive.

La perspective d’un nouveau cadre de travail digitalisé et ultramoderne avec l’exploitation d’un tout nouvel hôpital à partir de 2029.

Un accueil et un accompagnement individualisé durant votre prise de fonction.

Des possibilités de développement professionnel via une offre de formation continue étoffée.

Un cadre de vie et de travail agréables.

Les commodités d’une crèche à l’hôpital et d’une salle de sport

Des activités de vie sociale favorisant le bien-être du personnel et l’équilibre vie privée-vie professionnelle.

Une évolution au sein d’une organisation orientée sur des valeurs humaines fortes.